Kommunikationspolitik i Svendborg Kommune

9. januar 2009


Foto fra Svendborg Kommunes kommunikationspolitik
Download: Svendborg Kommunes kommunikationspolitik

mitsvendborg.dk sætter fokus på kommunikationen og dialogen i Svendborg Kommune på baggrund af en netop udarbejdet kommunikationspolitik, som med udgangspunkt i fire værdigrundlag, skal sikre den gode dialog og kommunikation internt som eksternt i kommunen.
mitsvendborg.dk vil med indlægget rejse spørgsmålene: hvordan du føler dialogen med kommunen fungerer? Hvad kan gøres bedre – og hvordan? Eller hvordan kan vi som borgere få den rette indflydelse via en effektiv dialog og kommunikation med kommunen, samt hvilke redskaber vi kan benytte os af hertil?

“Vi siger, hvad vi gør. Og vi gør, hvad vi siger. Vi siger det i et enkelt og klart sprog.”
Sådan lyder forordene i en netop udarbejdet kommunikationspolitik for Svendborg Kommune, som med udgangspunkt i kommunens værdigrundlag, skal sikre en god og helhedsorienteret dialog med borgerne, brugerne og mellem kommunens medarbejdere.  

Kommunikationspolitikken i korte træk

Formålet med en kommunikationspolitik er, at den skal understøtte kommunens vision og værdier, og dermed være rammen for, hvordan man kommunikerer i kommunen – både internt som eksternt.
Den skal sikre, at borgerne og brugerne er er velinformerede, og den skal være med til at sikre åbenhed og lydhørhed. Samtidig skal kommunikationen kunne forstås af modtageren, og endelig skal den skal være en naturlig del af dagligdagen hos hver enkelt medarbejder i Svendborg Kommune.

Afsenderen og modtageren

Kommunikation og information er i princippet to forskellige ting, men med to meget væsentlige fællesnævnere: 1) afsenderen 2) modtageren. Når vi kommunikerer med hinanden er det afgørende, at vores budskab kommer ud til modtageren – og at denne opfatter vores budskab som det er tænkt. Derfor er det første vi skal tilstræbe, at finde den fælles forståelse om det emne vi kommunikerer om. Det er altså grundreglen i alt kommunikation, at vi skal befinde os i den samme “tale-boks” inden den egentlige dialog faktisk begynder. Vi har alle prøvet at kommunikere sammen for pludselig at finde ud af, at der slet ikke er den samme forståelse om det emne vi kommunikere om – og den er helt gal. Derfor er det vigtigt fra starten at skabe den fælles forståelse, og dermed sikre os at vi befinder sig i den samme “tale-boks” når vi kommunikerer sammen.

Fire grundlæggende værdier

I Strategi Svendborg 2008 omhandler et punkt etablering, vedtagelse og implementering af en kommunikationspolitik i Svendborg Kommune. Til dette blev der derfor tilbage i foråret 2006 nedsat en arbejdsgruppe med det formål, at udarbejde et forslag til en kommunikationspolitik til videre behandling, vedtagelse og efterfølgende implementering.
Nu ligger kommunikationspolitikken altså klar, sammen med en række nye udfordringer for medarbejderne i Svendborg Kommune. Der er nemlig opsat fire grundlæggende værdier, som skal underbygge en række principper i arbejdet med at sikre den gode dialog- og kommunikation.
Lad os prøve at se på disse fire grundlæggende visionsværdier:

1) God intern kommunikation og information er en forudsætning for god ekstern information og kommunikation.
Heri lægges det informative som nøgleordet i den gode kommunikation. Vidensdeling er et meget vigtigt element, og det at alle kommunens ansatte skal være velinformerede er en afgørende faktor i at kunne yde den bedste og mest kvalificerede service til borgerne.
Endvidere vægtes det højt, at alle ansatte skal være informerede om både beslutninger samt om baggrunden for disse.

2) Kommunikation og information er en naturlig del af enhver beslutning

En information er absolut intet værd hvis ikke afgiveren formår at sikre, at modtageren har forstået informationen korrekt. Derfor er enhver information kun troværdig hvis der er en sammenhæng mellem det sagte eller skrevne ord, og handlingen bag dette. Hvem skal have informationen om hvad, hvordan og hvornår? Det præcise og målrettede budskab skal formuleres klart og tydeligt ud. Derfor indtænkes information og den målrettede kommunikation ind, som en helt naturlig ting i enhver beslutning.

3) Svendborg Kommunes kommunikation og information følger en fælles designlinje
Hvordan “komponeres” annoncer, pjecer, brevpapir, notatark, websiden mm. så kommunen fremstår med et ensartet layout uanset om det kommer fra administrationen, fra affaldsforbrændingen eller fra en daginstitution? Dertil har Svendborg Kommune udarbejdet en “design-guide” som hovedværktøj i at sikre overskuelighed og genkendelighed. Den fælles designlinie kan betegnes som kommuns “visuelle identitet” udadtil.

4) Kommunikation er dialog med brugerne og borgerne

Dialogen med borgerne skal være klar og præcis på en sådan måde, at borgerne får præcis den information om, hvilke rettigheder og muligheder de har for at få indflydelse, når kommunen indrager borgerne i dialog og debat.

Kommunens kommunikation udadtil
-Borgerne og brugerne skal opleve Svendborg Kommune som en åben kommune med en troværdig og klar kommunikation og information. Udgangspunktet for information og kommunikation med borgerne er, at den tager udgangspunkt i deres situation. Det betyder, at den målrettes til den enkelte borgers og brugers behov. Den skal være præcis og letforståelig. Sådan står der i kommunikationspolitikken i afsnittet om kommunens eksterne kommunikation og information – altså hvordan kommunen går i dialog med borgerne. Som et “måleredskab” hertil skal der èn gang årligt iværksættes en spørgeskema-undersøgelse i et borgerpanel.
Pressen og medierne spiller også en afgørrende rolle i kommunens kommunikation udadtil. Der lægges derfor særlig vægt på, at medierne indrages som en vigtig samarbejdspartner, og at der skabes et gensidigt åbent, troværdigt og professionelt forhold. Det gælder både i forhold til de positive og de negative historier. Alle kommunens 5.800 medarbejdere har et fælles ansvar for at være opmærksomme på de gode historier, og har samtidig et ansvar for at disse formidles videre til medierne. Èn gang årligt inviteres lokale journalister til et møde med Svendborg Kommunes kommunikationsafdeling, hvor der evalueres på samarbejdsforholdet parterne imellem.

Interaktiv og digital kommunikation
Svendborg Kommune benytter i stigende grad den digitale kommunikation som et tidsvarende værktøj i kommunikation og dialog internt som eksternt. I Strategi Svendborg 2008 under afsnittet: “Dialog og borger” kan man således læse, at kommunen tilstræber, at være på digital form for at fremme tilgængeligheden og formidlingen af strategiplanens indhold. Strategiplanen er kommunens velovervejede fundament for udviklingen af Svendborg i de kommende år. Endvidere omhandler strategiplanen en udvikling af den kommunale kommunikation mellem borgerne og kommunen som et fremtidigt projekt. Èn af redskaberne hertil som allerede er igangsat, er jo som bekendt mitsvendborg.dk`s samarbejde med Svendborg Kommunes nærdemokratiudvalg og www.svendborgbloggen.dk som er et interaktivt forum i arbejdet med nærdemokratiudvikling i lokalområderne i kommunen, samt den digitale dialogplatform mellem byrådspolitikerne og borgerne.
I Svendborg Kommunes Cittaslow ansøgning sættes der ligeledes fokus på den digitale kommunikationsform. Her vægtes det, at der er i Danmark er et stort fokus på og information om fordelene for borgerne og myndighederne og brugen af den digitale forvaltning og kommunikation via elektroniske medier. Svendborg Kommune følger en international IT-strategi for brug og udvikling af elektroniske medier i dialogen med borgere. Kommunen har således et stort fokus på yderligere forbedringer og udvikling af brugen af de elektroniske medier samt information herom.



Borgermøder er med til at skabe den gode dialog i byen,
men også interaktive medier som www.svendborgbloggen.dk
er et prioriteret fokusområde i Svendborg Kommune

Målinger

Kommunikationspolitikken er udarbejdet, så effekten af den skal kunne måles for at sikre, at kommunen lever op til målsætningerne og dermed opnår succeskriterierne. Det betyder, at der foretages målinger og evalueringer af de enkelte indsatsområder. Den interne og den eksterne kommunikation måles blandt medarbejdere og brugere samt borgere som udgangspunkt hvert år. Det samme gælder omkring pressepolitikken.
Udviklingen af kommunikationspolitikken samt evalueringerne sker løbende på dialogmøder i samarbejde mellem kommunens kommunikationsafdeling og de enkelte direktørområder.

Følg udviklingen her på bloggen
– og deltag i debatten om dialogen og kommunikationen i vores by.

Christian Dan Jensen
mitsvendborg@gmail.com

Et svar til Kommunikationspolitik i Svendborg Kommune

  1. Henrik Fog-Møller
    24. januar 2009 at 18:51

    Det er et nydeligt og velopbygget notat ‘Kommunikationspolitik i Svendborg Kommune’, som har set dagens lys, Uangribeligt, logisk og selvfølgeligt. Og det er en omhyggelig og grundig anmeldelse Christian har leveret ovenstående.
    Det er ligeved at se nemt ud, -og så er det jo i virkeligheden vanvittigt kompliceret og involverer dybt filosofiske begreber, som man ikke kommer uden om, og som er filtret ind i nøgleordene:’ Information og kommunikation’.
    Næsten enhver information, som betyder ‘een-vejs-kommunikation’ indeholder en go’ del argumentation af mere eller mindre demagogisk art, som har til hensigt at få modtageren til at acceptere informationen som facts.
    Kommunikationen opstår når modtageren replicerer, enten med en sådan accept, -eller med nogle nye informationer, som er ligeså argumenterende som den oprindelige ‘information’.
    Hvis det leder til en detaljering af den oprindelige information, altså nye argumenter, -hedder det en dialog, -eller måske et skænderi, -og hvis flere skulle finde anledning til at blande sig, kan der udvikle sig det der hedder en debat. Når man er nået dertil, har man erkendt, at den oprindelige information øjensynligt ikke dækker ‘den fulde sandhed’ -hvad det så end er….
    Nej, -det er virkeligt for kompliceret. Men lad os informere, kommunikere, argumentere, debattere, diskutere, -så vi er så gode til her til land.
    Og notatet fra Svendborg Kommune vidner om en vilje og konkret intention til fortsat at ville være med, og forbedre -og det skal vi hilse velkomment.
    Med venlig hilsen

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Lokale annoncer


NU i byens gårdbutik.
Find os også på Facebook

Kontorfællesskab og mødebooking

Links

Lokale nyheder





  - Få Dit arrangement med

Svendborg Rabbits



Blogroll





Artikler og nyheder inden for it

Prøv energiberegneren:


Arkiver

css.php